Organizatorka usług konferencyjnych
Planuję, organizuję i koordynuję konferencje, kongresy, zjazdy.
Organizatorka usług konferencyjnych
Planuję, organizuję i koordynuję konferencje, kongresy, zjazdy.
Dlaczego lubię ten zawód?
Organizując rozmaite imprezy spotykam ciekawych ludzi i mogę się dowiedzieć interesujących rzeczy z wielu dziedzin. Moi klienci są pewni, że zorganizuję dla nich wydarzenie w sposób profesjonalny, dbając o miejsce, wygodę i dobre samopoczucie uczestników.
Czym się zajmuję?
Konferencje, kongresy, targi, zjazdy, seminaria – nawet w dobie technologii zdalnej komunikacji ludzie często chcą się spotkać twarzą w twarz, by przedstawić swoje osiągnięcia, podyskutować o problemach, wymienić się doświadczeniami. Żeby wszystko odbyło się sprawnie i na wysokim poziomie, potrzebna jest praca specjalistki takiej, jak ja - organizatorki usług konferencyjnych. Czym dokładnie się zajmuję? Przygotowuję, koordynuję i rozliczam różnego typu imprezy firmowe, seminaria, konferencje, szkolenia, kongresy, wystawy. Planując wydarzenie mogę tworzyć jego koncepcję od podstaw, według własnego pomysłu, albo realizować konkretne zlecenie klienta, który zamawia u mnie taką a nie inną usługę organizacji spotkania. Opracowanie koncepcji to ważny etap. Sposób organizacji zależy przecież od tego, kto będzie uczestnikiem konferencji, jaki będzie jej zakres tematyczny, jakie są jej cele.
Potem wybieram odpowiedni obiekt: hotel, sala konferencyjna, bankietowa, aula uniwersytecka, sala w zamku, galeria sztuki, albo miejsce w plenerze, które spełni oczekiwania klienta. Jeśli jest taka potrzeba, dodatkowo przygotowuję to miejsce, wynajmując rzutniki, mikrofony i nagłośnienie, fotele, stoiska, tablice do powieszenia plakatów. Planuję co, kiedy i jak należy zrobić, aby uczestnicy konferencji byli zadowoleni, oraz kalkuluję, ile to będzie kosztowało. Do moich zadań należy np. informowanie potencjalnych uczestników o konferencji, w tym celu mogę wysyłać do nich maile, ulotki reklamowe, zamieszczając reklamę w prasie, radiu, internecie – w zależności od grupy docelowej, którą chcę zainteresować spotkaniem.
Wspólnie z organizatorami opracowuję program konferencji, dbam o zapewnienie uczestnikom i prelegentom noclegów, wyżywienia, bufetu kawowego, miejsc parkingowych, programu artystycznego i, jeśli życzy sobie tego klient, dodatkowych zajęć np. dla rodzin uczestników, które nie powinny się nudzić, gdy ich bliscy będą zajęci na wykładach. Nadzoruję też przebieg wydarzenia i zawsze jestem na miejscu, aby móc w porę zareagować na nieprzewidziane sytuacje, np. spóźnienie lub nieobecność któregoś z prelegentów - wtedy trzeba np. zaaranżować o wcześniejszej godzinie wystąpienie następnego mówcy, problemy z cateringiem, nieprzewidziane awarie nagłośnienia. Kiedy organizowana przeze mnie impreza się kończy, przygotowuję szczegółowe rozliczenie finansowe, zawierające wszystkie koszty i przychody, np. opłaty od uczestników.
Co powinnam umieć?
Muszę wiedzieć, jak spisywać umowy z podwykonawcami i klientami, znać procedury związane z organizacją rozmaitych wydarzeń, np. przepisy dotyczące imprez masowych, potrafić uzyskiwać niezbędne pozwolenia.
Często muszę przemieszczać się i to na duże odległości, np. żeby spotykać się z klientami, wybierać i sprawdzać miejsca, w których można zorganizować konkretne wydarzenie, zapraszać przedstawicieli mediów, dlatego przydaje mi się prawo jazdy.
Jakie kompetencje miękkie są ważne w mojej pracy?
- kreatywność,
- samodzielność,
- dokładność,
- sumienność,
- odpowiedzialność,
- punktualność,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów z innymi.
Gdzie mogę pracować?
Mogę znaleźć zatrudnienie między innymi w firmach szkoleniowych, hotelach, agencjach eventowych i marketingowych, centrach konferencyjno-szkoleniowych. Mogę też otworzyć własną działalność gospodarczą.
Tekst udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 (CC BY 4.0). Jeśli chcesz go rozpowszechnić lub użyć w swoich materiałach, zajrzyj tutaj.
